Trasladar la empresa a un nuevo espacio de trabajo es más complicado que hacerlo de una casa a otra. Son muchos más enseres, más delicados y de muchas más personas que las que viven en un domicilio particular. Por eso es necesario tener una organización muy clara de la mudanza de la oficina.
Lo más importante es la planificación del traslado. Y para ello es necesaria la colaboración de toda la plantilla.
Pasos para la mudanza de la oficina
El traslado se debe hacer bajo un orden estricto. Y para ello hay que organizarse según las siguientes fases:
Inventario de todo
En primer lugar, hay que hacer un listado de todos los elementos que hay que en el lugar.
- Se empieza por el material genérico, el necesario para el trabajo diario. Aquí podríamos incluir las mesas y sillas, las fotocopiadoras, el material de papelería, etc. Este inventario es muy útil para ver con qué se cuenta, si falta algo y aprovechar para hacer un listado con todo lo nuevo que haya que adquirir.
- Después, cada trabajador debe hacer su propio inventario de todo lo que va a llevarse. Aquí se incluye solo lo que necesita para su trabajo; los enseres personales debe llevarlos por su cuenta. Nos referimos, por ejemplo, a las fotos de los hijos o de la pareja que se ponen en la mesa, cosas para el aseo personal… Todo esto cada uno que lo guarde en su casa primero y luego ya se lo lleva a la oficina nueva.
Una vez hecho el inventario de todo, es hora de deshacerse de lo inservible o de lo que no se vaya a usar en el nuevo lugar de trabajo.
Algo muy útil que también se debe hacer es aprovechar para digitalizar todos los documentos. Lo que quede en formato papel y que sea antiguo (expedientes, partes, historial de clientes, actas..,) se puede almacenar en otro lugar que no sea la oficina nueva.
Embalar
Una vez inventariado todo el equipamiento y material de la oficina toca empaquetar todo en cajas. Hay que procurar que todo esté clasificado para que luego sea más fácil desembalar. Por ejemplo, el material de papelería (bolígrafos, libretas, carpetas) debe ir en las mismas cajas.
Estudiar el espacio de la nueva oficina
No debes llevar todo al nuevo lugar de trabajo sin haber calculado bien las dimensiones de cada una de sus estancias. Imagina que te llevas un armario y no cabe porque es muy alto, ¿qué se hace entonces?
Contratar la empresa de mudanzas
No se debe dejar en manos de la plantilla el transporte del material a la nueva oficina. En primer lugar, porque no es su responsabilidad. Y en segundo, porque en un descuido se puede perder o romper algo. ¿Quién se hace cargo de lo que falta? Aunque todo esté asegurado, a la persona que le ha ocurrido siempre le queda un mal sabor de boca.
Una empresa de mudanza para la oficina es la solución. Somos Mudanzas Gonatrans y.., ¡estamos a tu disposición!